- Cartographie du processus : qui fait quoi, avec quels outils, à quelle fréquence
- Choix du périmètre et de l'approche : règles fixes, aide par l'IA, ou rien du tout
- Prototype, connexion des outils (par exemple Make, CRM, GitHub, formulaires) et contrôles
- Explications d'utilisation : ce qui tourne, comment le vérifier, comment l'arrêter
Accompagnement
Automatisation et IA pour les PME
Simplifier les tâches et les échanges d'informations qui vous prennent du temps.
Pour qui, dans quelle situation
Le besoin
Une partie de votre temps passe à recopier des informations, relancer des contacts ou maintenir à jour une donnée dans deux outils. Je pars du travail à accomplir avant de choisir un outil. Le besoin peut relever d'une automatisation classique, d'une aide par l'IA ou d'une combinaison des deux. L'objectif est de préparer un fonctionnement compréhensible, avec des contrôles sur les étapes qui comptent.
Trois besoins concrets à examiner
Le suivi des prospects. Transmettre une demande au CRM, reconnaître un contact déjà connu, attribuer un responsable et préparer sa prochaine action. L’équipe conserve l’évaluation du besoin et la relation commerciale. Le guide d’automatisation du suivi CRM détaille les étapes et les contrôles à prévoir.
La circulation des données métier. Publier un calendrier à partir d’une source existante, rapprocher des informations ou signaler une donnée manquante. Une règle déterministe convient souvent : si la date ou le statut change à la source, mettre à jour la destination, puis comparer les deux.
La préparation d’un brouillon. Résumer une demande longue, proposer une catégorie ou préparer un brouillon à partir d’informations autorisées. Ces usages IA sont des pistes à évaluer sur vos exemples. Leur qualité doit être comparée au travail actuel, en incluant la relecture et les erreurs ; ils ne sont pas présentés comme des agents autonomes déjà livrés à nos clients.
Mission ponctuelle ou accompagnement de 2 000 à 3 000 € par mois ?
Un besoin stable et limité peut être traité par un projet ponctuel. Un accompagnement régulier se discute lorsque votre entreprise a plusieurs processus à améliorer, des évolutions fréquentes ou un travail de contrôle et de maintenance défini. Cette enveloppe sert à cadrer le travail envisageable ; elle ne constitue pas un forfait aux livrables illimités.
La proposition doit distinguer la construction initiale, les chantiers mensuels, les contrôles prévus et les conditions d’intervention en cas d’incident. Les logiciels, la consommation des modèles IA et les développements spécifiques sont chiffrés séparément lorsqu’ils ne sont pas inclus. La disponibilité et les délais d’intervention sont convenus par écrit, sans supposer une assistance permanente.
Avant d’engager cette somme, estimez le temps réellement libéré, l’effet attendu sur les erreurs et les coûts complets. Une capacité de travail libérée n’est pas automatiquement une économie de trésorerie. Notre grille d’audit automatisation pour PME aide à préparer cette décision.
Make, Pipedrive et Moodle : deux réalisations à examiner
Hola Immobilier : transmettre les demandes au travail commercial. Le formulaire recueille notamment la zone d’achat en Espagne, le budget et le type de projet. Mon intervention a porté sur la structure de Pipedrive et les scénarios Make de transmission et de suivi, en lien avec le site et les campagnes Meta. L’équipe Hola conserve la qualification et les échanges avec les acheteurs. Le cas présente le formulaire, les livrables et la répartition des responsabilités.
CLES : publier les informations de sessions sans reconstruire l’outil métier. Les centres renseignent les sessions dans Moodle. Le scénario réalisé prépare les données avec Make et met à jour un fichier sur GitHub, que lit le calendrier public. Les candidats peuvent filtrer les sessions par langue, niveau, centre et mois. Consulter le calendrier et le périmètre livré pour le CLES.
Ces réalisations reposent sur des règles d’automatisation, sans agent IA autonome. Elles montrent deux besoins différents : transmettre une demande à une équipe et publier une information issue d’un outil métier.
Ce que nous contrôlons avant de confier un flux à votre équipe
| Étape | Exemple à tester avec vos outils | Preuve attendue |
|---|---|---|
| Départ | Une demande complète, une donnée manquante, une modification | La source et les champs utiles sont identifiés |
| Transmission | Un doublon ou une interruption temporaire | La reprise prévue ne crée pas une seconde demande |
| Destination | La fiche CRM ou la session affichée | Les informations visibles correspondent à la source |
| Exploitation | Un incident à traiter par votre équipe | Un responsable, une alerte et une procédure de reprise sont définis |
Cette grille sert à cadrer votre recette ; elle ne prétend pas que tous ces mécanismes existent dans chaque cas client. La démonstration du suivi CRM permet d’explorer des scénarios de doublon, de donnée manquante et de reprise. Le retour d’expérience Moodle et calendrier explique pourquoi un transfert réussi ne suffit pas à valider le résultat affiché.
Préparer un échange utile
Apportez un exemple de tâche répétitive, sa fréquence, les outils concernés et la personne qui en est responsable. Ajoutez ce que vous souhaitez confier et votre enveloppe, en séparant honoraires et outils. Des exemples anonymisés suffisent pour commencer.
Si le problème concerne aussi l’offre, l’acquisition ou les priorités commerciales, le périmètre peut être articulé avec l’accompagnement marketing externalisé. Présentez votre situation à Alexandre pour décider du premier chantier et du format de collaboration pertinent.
Pour qui
- Équipes dont les informations sont dispersées entre plusieurs outils (formulaires, CRM, plateforme de cours, tableurs, messageries)
- Structures qui publient des informations tenues à jour ailleurs, comme un calendrier ou des demandes à transmettre
- Dirigeants qui veulent tester l'IA sur une tâche précise, sans exposer leurs données ni perdre le contrôle
Ce que l'on traite en premier
- Des demandes saisies à la main dans le CRM, avec oublis et doublons
- Une information publiée qui ne correspond plus à sa source
- Des relances qui dépendent de la mémoire de chacun
- Des outils d'IA essayés sans cadre, sans savoir ce qu'ils apportent
Le premier échange
Partons de votre situation.
Vous échangez directement avec Alexandre. Nous faisons le point sur votre objectif commercial, ce qui bloque aujourd’hui et les moyens disponibles pour avancer.
Pour préparer l’échange : Une tâche répétitive, sa fréquence et les outils utilisés aujourd’hui.
Voir les disponibilités Préparer un email
À l’issue de l’échange, nous décidons si une proposition d’accompagnement est pertinente. Le périmètre et le budget sont à définir avant de démarrer.
Répartition du travail
Ce que je fais, ce qui reste chez vous
- L'accès aux outils concernés et les décisions sur les données partagées
- La validation des étapes qui engagent un client ou une dépense
De votre côté
Livrables
Ce qui est remis
- Cartographie d'un processus et choix du périmètre à automatiser
- Prototype testé sur des cas réels avant généralisation
- Connexion des outils et contrôles sur les étapes importantes
- Documentation d'utilisation pour votre équipe
- Distinction explicite entre expérimentation, recommandation et réalisation livrée
Méthode
Le déroulement
Comment juger le travail
- Le temps réellement libéré, estimé avec vous avant, puis observé après
- Les erreurs évitées (doublons, informations périmées) et la facilité à constater un incident
- La capacité de votre équipe à comprendre et arrêter le flux sans moi
Lister le travail réel
On part d'une semaine type : les tâches, leur fréquence, les outils. Pas d'automatisation sans tâche identifiée.
Choisir ce qui vaut la peine
Priorisation selon le temps passé, le risque d'erreur et la facilité de mise en place. Certaines tâches restent manuelles, et c'est très bien.
Construire et tester
Mise en place progressive, avec des tests sur des cas réels avant d'automatiser à grande échelle.
Garder le contrôle
On décide ensemble de ce qui reste validé par une personne, et de la manière de vérifier que la donnée publiée correspond à sa source.
À savoir avant un appel
- Aucun gain de temps chiffré n'est promis à l'avance : il est estimé avec vous à partir de vos tâches, puis vérifié après mise en place.
- Les réalisations présentées (CLES, Hola Immobilier) sont des automatisations classiques entre outils, pas des agents IA autonomes. Les usages de l'IA sont décrits comme des expérimentations ou des recommandations tant qu'ils ne sont pas livrés.
- L'IA peut se tromper : les usages proposés prévoient une relecture humaine là où une erreur aurait des conséquences.
Réalisations liées
Des cas qui montrent ce travail
Questions fréquentes
Vos questions
Quel budget prévoir pour un accompagnement en automatisation ?
Projet d'automatisation CRM & IA en 2 à 3 semaines : à partir de 3 500 € HT (audit, cinq automatisations de base, un cas d'usage IA, documentation et formation), avec un suivi et des évolutions régulières dans l'accompagnement mensuel à 2 000 ou 3 000 € HT, outils à votre nom. Le détail des offres et des prix
Faut-il changer d'outils pour automatiser ?
Rarement. On commence par relier les outils que vous utilisez déjà. Un nouvel outil n'est proposé que s'il lève un vrai blocage.
Agent IA ou automatisation classique : quelle différence ?
Une automatisation classique suit des règles fixes : quand une session est créée dans Moodle, mettre à jour le fichier du calendrier. Un agent IA interprète un contenu et propose une action, ce qui le rend plus souple mais aussi faillible. Pour des tâches répétitives et bien définies, l'automatisation classique est souvent plus fiable.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Les outils et les données partagées sont choisis avec vous, en limitant les accès au nécessaire. La question des données sensibles est traitée avant toute mise en place.
Que se passe-t-il si une automatisation tombe en panne ?
Chaque automatisation doit pouvoir être arrêtée et comprise par votre équipe. Pour les étapes importantes, on prévoit avec vous comment détecter un problème : le cas CLES montre pourquoi la réussite d'un transfert ne suffit pas à valider ce que voit le visiteur.
Parlons de vos automatisations
Présentez-moi votre situation, vos objectifs et ce qui existe déjà. Nous préciserons ensemble le périmètre à travailler.
Avec Alexandre Da Cunha · Agenda en ligne ou email, à vous de choisir.